オフィスの鍵管理方法にはなにがある？発生しやすい課題やおすすめのシステムを紹介！

オフィスの鍵が多く、管理方法に悩んでいる方も多いでしょう。鍵の管理は、企業の機密情報や従業員のプライバシーを守るうえで重要です。適切に管理しないと、情報漏洩や信用の低下につながる可能性があります。

本記事では、オフィスの鍵管理方法の基本や、管理方法別のメリット・デメリットを解説します。よりセキュリティを強化できる「入退室管理システム」についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

1．オフィスの鍵管理方法の基本

鍵の管理は、工程が複雑になりやすく、紛失などのミスは許されません。オフィスの鍵を適切に管理するために、以下の3つの基本を押さえておきましょう。

鍵管理台帳の作成

オフィスの鍵を正確に管理するためには、鍵管理台帳を作成することが重要です。鍵管理台帳とは、鍵に関する情報を一元化し、適切に管理するための記録表です。

鍵番号や利用場所といった基本情報に加え、所属部署や使用者、貸出日時などの貸出情報、返却日時などの返却情報を記載し、貸出や返却の際に確認印を押せるようにしておくと、管理がより確実になります。

また、鍵本体と台帳の情報をしっかり紐づけることで、より正確な管理が可能になります。たとえば、鍵本体にはラベルを貼るなど、管理番号がすぐに分かるようにするとよいでしょう。

鍵管理台帳は、Excelなどの表計算ソフトを活用すれば、簡単に作成できます。デジタル化することで管理の手間を減らし、情報の更新や検索をスムーズに行えるため、効率的な運用が可能になります。

鍵管理マニュアルの整備

オフィスの鍵を効率的に管理するためには、鍵管理マニュアルを整備することが大切です。鍵管理マニュアルとは、鍵の取り扱いに関するルールや申請フローを明確にまとめた文書です。

社員数が多い企業では、全員にマニュアルを周知するのが難しいことがあります。そのため、鍵管理台帳を設置する際に、マニュアルも一緒に置いておくと便利です。これにより、鍵を利用する際に、誰でもすぐに確認できるようになります。

また、マニュアルの内容は定期的に見直し、より効率的な運用を目指しましょう。運用を続けることでもっと効率的な申請フローを発見でき、問題点が出れば改善する必要もあります。問題点があれば、速やかに改善することが重要です。

鍵管理担当者の任命

オフィスの鍵を安全に管理するためには、部門ごとに鍵管理担当者を任命することが重要です。鍵の管理を一部の人物に集中させると、さまざまなリスクが発生する可能性があります。

たとえば、管理が行き届かず鍵の紛失やトラブルが発生するリスクや、鍵の管理業務が負担となり、本来の業務に支障が出るリスクが考えられます。

こうしたリスクを防ぐためには、各部門に鍵管理担当者を設けるなどして、管理の負担を分散させることが効果的です。担当者が明確になれば、鍵の受け渡しや管理体制が整理され、より安全かつ効率的な運用が可能になります。

2．オフィスの鍵管理の重要性

ここでは、オフィスの鍵管理がなぜ重要なのか、そのポイントを詳しく見ていきましょう。

企業の資産を守る

オフィスには現金や機密情報を含む資料など、企業の重要な資産が保管されています。万が一、鍵の管理が不十分で紛失してしまった場合、盗難が発生し、企業の存続にも関わる重大な問題へと発展する可能性があります。

鍵を施錠していても、誰が鍵を使用しているか不明確な場合、紛失や不正持ち出しなどのリスクが生じます。これらのトラブルを防ぎ、企業の資産を守るためには、適切な管理体制を整えることが重要です。

情報漏洩を防ぐ

顧客情報などの情報漏洩を防ぐことは、企業にとって非常に重要です。万が一、情報漏洩が発生した場合、損害賠償請求や企業のイメージダウンといった深刻な問題に繋がる可能性があります。

名刺などの重要な情報を引き出しに保管する際は、必ず施錠して管理を徹底しましょう。これにより、情報漏洩のリスクを最小限に抑え、企業の信頼を守ることができます。

従業員のプライバシーを保護する

従業員のプライバシーを守るためにも、鍵の管理は非常に重要です。たとえば、従業員個別のロッカーには、財布やスマートフォン、個人情報が含まれる貴重品などが保管されていることがあります。

これらを適切に管理するためには、ロッカーの鍵を従業員本人が管理するのはもちろん、予備の鍵は企業側で管理することが求められます。

また、退勤時に従業員が鍵を持ち帰ることを防ぐため、鍵の返却マニュアルを作成し、業務終了時に必ず返却するよう促す仕組みを整えましょう。こうすることで、鍵の紛失や不正利用を防ぎ、従業員のプライバシーを守ることができます。

プライバシー保護のためには、リスクを減らすための適切な管理方法を導入することが重要です。

企業のイメージにつながる

鍵の管理がしっかりできない企業は、取引先や顧客からの信用を失う可能性があります。鍵を適切に管理できない企業は、お金が盗まれたり、情報が漏洩したりするリスクを抱えており、そのような企業と取引をしたいと考える企業は少ないでしょう。

結果的に、企業の評判が低下し、ビジネスチャンスを失うことにもつながりかねません。そのため、鍵の管理は企業の信頼性を維持するためにも非常に重要な要素であると言えます。

3．オフィスの鍵管理方法別のメリット・デメリット

オフィスの鍵を管理する方法には、主に以下の4つの方法があります。

• ・キーボックス
• ・デスク管理
• ・電子錠
• ・電気錠

ここでは、各方法の特徴やメリット・デメリットについて紹介します。

キーボックス

キーボックスとは、鍵を収納するために設計されたボックスです。鍵のサイズや容量に応じて、さまざまな種類が販売されています。設置方法には、壁掛けタイプと置き型タイプがありますが、オフィスで最も一般的に使用されているのは「壁掛けタイプ」です。

メリット

キーボックスの最大のメリットは、鍵の管理者が常に常駐しなくても、従業員が自分で鍵を取り出せる点です。キーボックスに設定された暗証番号を知っている従業員であれば、誰でも自由に鍵を出し入れできるため、管理が簡単になります。

また、キーボックスはさまざまなサイズがあり、保管する鍵の数に合わせて最適なものを選べます。複数の鍵をひとつのキーボックスにまとめることで、どの鍵が使用中かを一目で確認できます。

さらに、キーボックスの設置費用が低いため、コストを抑えたい企業には適した管理方法と言えます。初期投資が少なく、手軽に導入できるため、経済的に負担をかけずに鍵管理を強化できるでしょう。

デメリット

キーボックスのデメリットのひとつは、暗証番号を知っている人がいれば、誰でも鍵を取り出せてしまう点です。たとえキーボックスに暗証番号で施錠されていても、番号が漏れてしまうとセキュリティリスクが高まります。

管理を怠ると、知らないうちに鍵を紛失するリスクもあります。

また、鍵を適切に管理するためには、鍵管理台帳とあわせて使用する必要があります。このため、鍵の出し入れ状況を記録するために台帳を作成する手間や、鍵に管理番号を付ける作業が増える点もデメリットとなります。

デスク管理

鍵の数が比較的少ない中小企業では、デスク管理という方法が採用されることがあります。この方法では、鍵を管理者のデスクに保管し、管理者の許可のもとで鍵を取り出す仕組みです。

場合によっては、管理者がいない場合でも、従業員が自分で鍵を取り出せるようにしている企業もあります。

メリット

デスク管理の大きなメリットは、鍵が常に管理者のもとにあるため、部外者が鍵を持ち出すリスクが少ない点です。管理者が誰がいつ鍵を取り出したのかを目視で確認できるため、鍵の所在が明確で、紛失や不正利用を防ぎやすくなります。

さらに、管理する場所を移動できるようにしておけば、複数の管理者を設けることも可能です。また、デスク管理はほとんどコストがかからないため、初期投資が少なく、手軽に導入できる点も大きなメリットです。

デメリット

デスク管理のデメリットのひとつは、管理者がいないとすぐに鍵を取り出せない点です。このため、従業員は管理者が戻ってくるのを待たなければならず、スムーズに業務を進められないことがあります。

また、誰でも鍵を持ち出せる状態でデスク管理を行っている場合、鍵を自由に取り出せてしまうリスクがあります。鍵を誰が使ったのか、また現在どこにあるのかを把握するためには、鍵管理台帳と合わせて運用する必要があります。

電子錠

電子錠とは、内蔵された電池を使用し、電子的な情報の照合によって施錠・解錠が制御される施錠方式のことです。差し込み式の鍵を使うのではなく、カードや暗証番号、顔・指紋認証などの方法を用いて開閉します。

メリット

電子錠の最大のメリットは、物理的に鍵を持ち運ぶ必要がないことです。社員証として使われているICカードやスマートフォンを認証方法として使用すれば、鍵の管理や台帳作成といった手間を省けます。

さらに、入退室管理システムを導入することで、誰がいつ入退室したのかをシステムで把握でき、防犯対策にもなります。セキュリティの強化を目的とした導入にも最適です。

また、電子錠は電池で動作するため、配線工事や大がかりな設置作業が不要です。これにより、システム導入時のコストを抑えることができ、簡単に導入できます。

デメリット

電子錠は電池式であるため、電池が切れると交換する手間が発生します。複数の場所に電子錠を導入した場合、電池残量を定期的に管理しなければならず、管理の手間が増えます。

物理的な鍵が不要な利点はありますが、暗証番号を第三者に見られると、許可されていない人が入室してしまうリスクがあります。この問題を防ぐためには、暗証番号の定期的な変更が必要となり、これも管理の手間を増やします。

さらに、暗証番号を間違えると、ロックがかかり一時的に入室できなくなることがあるため、トラブルが発生する可能性も考慮しなければなりません。

電気錠

電気錠とは、電気で鍵を施解錠できるシステムです。認証方法にはさまざまな種類があり、それぞれ施解錠の仕組みが異なるのが特徴です。

それぞれ、停電時の対応方法が異なるため、事前に確認しておく必要があります。

メリット

電子錠と同様に、さまざまな認証方法に対応できるため、鍵を持ち歩く必要がなくなります。ICカードなどを使用する場合、万が一紛失した場合でも、即座にそのカードの使用を停止できるため、紛失や盗難リスクを最小限に抑えられます。

さらに、オートロック機能が搭載されていると、退室後に自動でロックがかかるため、施錠忘れを防げ、不法侵入のリスクを減らせます。

また、入退室記録を残せるため、勤怠管理にも活用でき、従業員の出入りを把握するのに役立ちます。個別の入室制限を設定することで、特定の場所にアクセスできる人を限定し、機密情報の保護にもつながります。

なお、電気錠と電子錠はクラウドと連携している場合、クラウド管理画面から遠隔で施解錠が可能です。これにより、手元で複数のドアを一括操作できるため、利便性が非常に高くなります。また、非常時に一斉施錠が可能なため、セキュリティの強化にも寄与します。

デメリット

電気錠は電力を利用するシステムであるため、停電時には作動しなくなるリスクがあります。これを回避するために、事前に停電対策を確認し、万が一の際に備えておく必要があります。

また、電気錠は配線工事が必要なため、ほかの管理方法と比較して導入には時間がかかります。予算や導入期間がどれくらいかかるのかを事前に確認しておくことが重要です。

4．オフィスの鍵管理で発生しやすい課題

オフィスの鍵管理は、適切に行わないとトラブルにつながる可能性があります。ここでは、オフィスの鍵管理で発生しやすい課題について紹介します。

紛失する

鍵の紛失は、オフィスの鍵管理で最もよく発生するトラブルのひとつです。鍵が紛失した際には、まず管理台帳を確認し、最後に誰が使用したかを追跡します。この段階で、鍵が紛失した時点を把握できる場合があります。

しかし、追跡できない場合や鍵が見つからない場合は、速やかに鍵の交換を行うことが重要です。鍵を交換することで、万が一の不正アクセスを防ぎ、トラブルを最小限に抑えられます。

また、紛失のリスクを減らすために、鍵の管理方法を徹底し、鍵の出し入れを明確に管理することが予防策となります。

管理に手間取る

鍵が多いオフィスでは、管理に手間取ることがよくあります。まず、管理台帳の作成や鍵へのラベリングには時間と手間がかかります。すべての鍵に番号を付け、台帳と照らし合わせて管理する作業は、初期段階でかなりの労力を必要とします。

また、管理台帳が完成した後も、定期的なチェックや現在の鍵の位置を把握する必要があり、これも手間を増す要因となります。

鍵管理を円滑に行うためには、管理体制を整えることが重要であり、その体制を確立するまでにも時間がかかります。そして一度体制が整っても、運用を続けるには一定の労力が必要です。

効率的に管理できる方法を選び、管理の手間を軽減するための工夫が大切です。

鍵を閉め忘れる

鍵を閉め忘れることは、オフィスでよくあるトラブルのひとつです。解錠して部屋に入った後、退室時に鍵を閉めるのが基本ですが、忙しさや気の緩みなどから、どうしても鍵の閉め忘れが発生してしまうことがあります。

とくに、複数の人が出入りする場所では、その都度鍵を確認することが手間に感じられ、気づかないうちに施錠を怠ってしまうこともあります。

このような忘れ物は予測できないものであり、どんなにアナウンスを徹底しても、完全に防ぐことは難しいのが現実です。

鍵の管理を完全にするためには、従業員一人ひとりの意識の向上に加え、入退室管理システムの導入を検討することも大切です。

鍵管理者の負担になる

仕事が終わった後、管理者が帰宅するためには、鍵がすべてきちんと返却されているかを確認しなければならないため、チェックに時間がかかり、負担が増えることになります。

さらに、管理者がほかの従業員に鍵の返却を依頼しても、必ずしもその通りに戻っているとは限りません。鍵が戻されていない状態では、管理者はそれを確認するまで帰れないという不便な状況に直面します。

これが繰り返されると、管理者に対する負担が大きくなり、精神的なストレスや業務の非効率にもつながります。

鍵の管理を複数人で共有する場合、誰がいつ鍵を使ったのかを追跡する仕組みをしっかり整備し、管理者の負担を減らすことが重要です。また、鍵の返却が遅れることによるトラブルを防ぐため、返却時のチェックリストや、返却確認をよりスムーズに行えるシステムを導入することが求められます。

5．オフィスの鍵管理方法には入退室管理システムがおすすめ

鍵の管理が手間に感じたり、リスクが気になる企業には、入退室管理システムを導入するのがおすすめです。このシステムには、従来の鍵管理では得られないさまざまなメリットがあります。ここでは、入退室管理システムの特徴について詳しく見ていきましょう。

入退室管理システムの特徴

入退室管理システムは「いつ」「誰が」「どこに」入退室したかを記録するシステムです。カメラや認証システムによって本人確認をして、入退室の履歴をパソコン・サーバで管理する仕組みになっています。

こちらの記事では、入退室管理システムについて詳しく解説しています。ぜひあわせてご覧ください。

鍵管理の負担軽減

入退室管理システムを導入すると、物理的な鍵を管理する手間がなくなります。たとえば、ICカード認証を使えば、カードを新しく発行する手間はありますが、複数人で鍵を共有せず、管理が楽になります。

また、従業員のスマートフォンや社員証を認証用に活用することで、カードを新たに作る手間も省けます。

さらに、顔認証や指紋認証を取り入れれば、登録後は管理が不要になります。システムを導入することで、鍵担当者を専任で置く必要がなくなり、入退室の履歴をクラウドで管理できるため、トラブルがあった際にも迅速に対応できます。

入退室管理の強化

入退室管理システムは、セキュリティ強化に非常に効果的です。とくに顔認証や指紋認証は、なりすましが難しく、部外者の侵入リスクを大きく減らします。

さらに、従業員ごとにアクセスできる場所を制限することができます。たとえば、機密性の高い部屋へのアクセスを制限することが可能です。このように、部外者だけでなく、社内の人物の行動範囲も管理できるため、セキュリティの強化につながります。

他管理システムとの連携

入退室管理システムは、勤怠管理システムと連携でき、これにより出退勤が自動で記録され、労働時間の管理が効率化されます。これにより、従業員の勤怠管理の負担が軽減され、ほかの業務に集中できるようになります。

入退室管理システムを導入することで、鍵管理の負担を減らし、セキュリティ強化や勤怠管理の効率化が可能となります。
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6．まとめ

オフィスの鍵を適切に管理することは、企業の資産を守り、情報漏洩を防ぎ、従業員のプライバシーを守るために非常に重要です。また、鍵管理ができているかどうかで企業のイメージにも影響します。

鍵管理の基本は、鍵管理台帳の作成、マニュアルの整備、そして担当者の任命です。従来の鍵管理方法としては、キーボックスやデスク管理がありますが、これらには台帳作成や担当者の管理が必要です。鍵が多い場合、管理や台帳作成に手間がかかり、担当者に大きな負担がかかります。

もし、鍵管理の負担を減らし、セキュリティを強化したい場合、入退室管理システムの導入がおすすめです。

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