ISMSと入退室管理の関係は？重要性やシステムを導入するメリット

ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）を効果的に運用する際に、入退室管理は重要な役割を果たします。とくにISMSはオフィス内外の人の動きを記録し、情報漏洩を防止するための基本手段です。

この記事では、ISMSと入退室管理の関係性や具体的な管理方法、システム導入のメリットについて詳しく解説します。入退室管理に便利な電気錠の紹介も行うため、ISMS認証を取得するために入退室管理を徹底したい方は必見です。

1.ISMSと入退室管理の関係性

入退室管理の目的は、企業や組織が保有する情報を保護し、適切に管理することです。情報が物理的に保管されているオフィスやデータセンターなどへのアクセスの管理は、徹底しなければなりません。本章では、ISMSと入退室管理の関係性を詳しく解説します。

入退室管理とは

入退室管理とは、特定のエリアや施設に出入りする人物を管理し、記録を保持するシステムのことを指します。たとえば、オフィスビルやデータセンターなどの重要施設において、誰がいつどのエリアに入退室したのか把握することなどを示します。

入退室管理を活用することで、部外者の施設侵入がないかチェックできるほか、内部者による不要な立ち入りがないか把握できます。不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減できるのは、このセキュリティ管理の大きな強みです。

ISMS認証の取得・運用でも、入退室管理の徹底は欠かせない要素となります。以下3つの要素を高めて出入りの管理をすれば、ISMS認証を取得できる可能性を高められるでしょう。

• ・権限を与えた人のみに情報アクセスを許可する機密性
• ・許可された人のみが必要な情報にいつでもアクセスできる可用性
• ・改ざんがまったく含まれない正確な情報を提供・保護する完全性

クオリティの高い出入りの管理を実現するためには、これら3つの要素をすべて守る必要があります。完全に正確な情報を提供するためには、削除・改ざんができるアナログ入力は不適切です。タイムカードなどの目に見える情報記入方式でも、機密性が守られなくなります。

よって、上記3つの条件をしっかり満たしつつ出入りの管理をするには、自動記入ができ、機密性・アクセス管理制限もできる入退室管理システムを導入することがおすすめです。

入退室管理の重要性

出入りの管理が適切に行われていないと、外部からの不正アクセスや内部からの情報漏洩が発生する可能性があります。企業の信頼性が損なわれるだけでなく、法律違反につながるリスクを抱えかねません。

不審者が侵入する可能性を徹底して減らすためには、出入りの管理の徹底が必要です。決められた人のみがオフィスに入れる体制を徹底して出入りの管理をすれば、顧客や会社の情報を守れます。

企業の信用を損なわないためにも、徹底して記録を管理し、誰がどこにいたかを正確に記録することが入退室管理の目的です。

こちらの記事では、さらに詳しく入退室管理導入のメリットや法定耐用年数、管理システム選びのポイントを解説しています。ぜひあわせてご覧ください。

2.入退室管理の具体的な方法

入退室管理の具体的な方法は、以下の4つに分かれます。

• ・入退室記録表
• ・タイムカード
• ・ネックストラップ
• ・入退室管理システム

管理手法には、アナログ管理もデジタル管理のものもあります。各方法をこれから詳しく解説するため、それぞれのメリット・デメリットを知りたい方は必見です。

入退室記録表

入退室記録表は、Excelやスプレッドシートを使用して手動で作成できます。社員や来訪者が施設に入退室する際に、その都度日時や名前を記録して管理する形式です。

誰がいつどこに出入りしたのかを記録として残すため、不正行為が発生した場合の追跡も可能です。原始的な方法ではありますが、その分素早く簡単に作成できることから、入退室管理をどのツールで行うかまだ決まっていないときに有効な手段といえます。

ただし、手動での記録は人為的ミスが発生しやすく、管理が煩雑になりやすい側面があります。そのため、継続した出入りの管理には向きません。

タイムカード

タイムカードも入退室管理の方法のひとつです。社員が出勤や退勤の際に打刻することで、日時情報が自動的に記録されます。勤怠管理と兼ねて実施できるため、多くの場合、出勤時と退勤時の出入り管理として利用されます。

タイムカードはシンプルでコストも比較的安価なことから、中小企業で多く採用されています。しかし、複雑な入退室の管理には適しておらず、厳密な管理が必要なセクションや、部外者の入退室管理には適さないシステムです。

ネックストラップ

ネックストラップにIDカードを装着し、それを利用して入退室する方法もあります。社員や来訪者がカードをリーダーにかざすと、自動で出入りが記録されます。

リアルタイムで入退室状況を把握でき、社員にも部外者にも記録を適用できるところがメリットです。カードの利用状況を監視し、不正なアクセスを未然に防げます。

ただし、カードの紛失や盗難によるセキュリティリスクがあるため、慎重な管理が求められるのはデメリットでしょう。

入退室管理システム

近年では、より高度な入退室管理システムが登場しています。上記の方法と比べてより多機能で、正確な記録やリアルタイムでの監視、遠隔操作が可能です。

たとえば、指紋認証や顔認証などの生体認証システムは高いセキュリティを実現し、正確な個人認証が行えるようになります。多機能な入退室管理システムは比較的コストが重くなる傾向にありますが、とくに機密性を確保すべきセクションで積極的に採用されています。

3.入退室管理システムを導入するメリット

入退室管理システムを導入するメリットは、以下の5つです。

• ・情報漏洩を防止できる
• ・勤怠管理を効率化できる
• ・人的コストを削減できる
• ・感染症対策ができる
• ・災害対策ができる

各ポイントを詳しく解説します。

情報漏洩を防止できる

入退室管理システムは、誰がいつどこに入退室したかを正確に記録します。自動で記録をつけられるため、情報漏洩のリスクを大幅に減少させることが可能です。

不審者が施設内に侵入した場合も直ちに特定し、迅速な対応が可能です。生体認証やカード認証を組み合わせることで、セキュリティをさらに強化できます。

勤怠管理を効率化できる

入退室管理システムは、勤怠管理の一部としても利用できます。従業員が出勤や退勤の際にシステムを使用することで、そのまま勤怠管理表に反映が可能です。従来のタイムカードなどの手動管理と比べて、より正確で効率的な勤怠管理が実現します。

人的コストを削減できる

入退室管理システムを導入すると、管理者が手動で行っていた出入りの管理業務を自動化できます。人的コストを削減し、管理業務にかかる負担を軽減できるでしょう。

システムが自動でデータを記録・分析するため、ミスの発生を抑えられる点も大きなメリットです。

感染症対策ができる

近年では、入退室管理システムに体温測定機能を搭載し、感染症対策として利用するケースが増えています。

従業員や来訪者が施設に入る前に体温を測定し、発熱が確認された場合は、入場を制限するように設定できます。施設内での感染拡大を防止し、安全性の高い業務環境を整えられるでしょう。

また、入退室管理システムには、タッチ操作の必要がない顔認証のものも増えています。これにより、外部から細菌や感染症などが持ち込まれるリスクを極力抑えられます。

災害対策ができる

入退室管理システムは、災害発生時にも役立ちます。地震や火災が発生した際に、システムを使用して迅速に避難者を確認できるためです。

遠隔操作システム搭載型なら、施設内の扉を自動で開閉することも可能です。緊急時の対応力を高め、従業員の安全を確保できます。

4.入退室管理システムなら電気錠がおすすめ

入退室管理システムには、施工工事不要の電子錠と、初期工事が必要な電気錠があります。電子錠は比較的シンプルな機能のみを持った製品が多い一方、電気錠は、顔認証など高いセキュリティと利便性を実現する入退室管理機能を多数搭載しています。

以下では、電気錠のメリットや特徴について詳しく解説します。

電気錠とは

電気錠とは、電気的な仕組みによって開閉が制御される錠前のことを指します。従来の物理的な鍵や、電池式で作動しドアを施解錠する機能を主とする電子錠とは異なり、リモート操作が可能であり遠隔地からでも扉の開閉が行える点が特徴です。

電気錠は入退室管理システムを搭載しており、施錠と解錠の履歴はすべて電気信号で管理・記録されます。すべての入退室をしっかり記録するため、セキュリティ効果が非常に高いです。

また、暗証番号やカード、指紋認証など複数の方法で解錠できるため、利便性が高いといえます。ISMS認証やPマークなどの取得を検討中の企業にとって、電気錠は非常に魅力的なサービスといえるでしょう。

電気錠のメリット

電気錠を使用すればセキュリティを強化しつつ、利便性を高められます。オフィスの入退室では、徹底したユーザー単位での管理が可能です。従業員がカードや指紋認証を使用して扉を開閉するときに、誰がいつ入退室したのかを正確に把握できます。

顔認証リーダーを使えば、さらに徹底的ななりすまし対策が可能です。カードでの出入りの管理は、どうしても盗難による不審者の入室が懸念されます。顔認証システムを導入しておけば、登録されていない不審者の入退室は不可能です。

また、iDoorsなら、いつでも入退室をクラウド管理ツールで確認できます。離れている場所からでも入退室をチェックでき、遠隔から各ドアの開閉が可能です。iDoorsエッジの搭載により、複数拠点のドアを個別でクラウド管理できるのも魅力でしょう。

オートロックやアラート送信、警備との連動ができるのもうれしいポイントです。勤怠システムと連携することもできるため、入室と同時にタイムカードを記録する手間も省けます。

iDoorsの特徴がまるごとわかる資料のご請求は、こちらからお気軽にお問い合わせください。

5.まとめ

ISMS認証取得を目指す企業にとって、入退室管理は重要なセキュリティ対策のひとつです。専用システムを導入することで、情報漏洩のリスクを軽減し、セキュリティレベルを高められます。

とくに電気錠との組み合わせは、高いセキュリティを実現しながら入退室管理を簡略化するうえで、非常に効果的です。

idoorsでは、カードや顔認証などを複合した管理システムを搭載しています。勤怠管理やユーザー単位のドア制御、最新の顔認証などが利用可能です。さらに勤怠システムや警備と連動し、さらに利便性を高めて活用することもできます。

低コストでの運用が可能で、各拠点に電気制御盤を設置すれば、クラウドを用いて多拠点の管理もできます。ISMS認証取得を目指している企業担当者の方は、ぜひidoorsの導入をご検討ください。